Si en este preciso momento alguien te preguntase a qué te dedicas ¿sabrías responder de manera inmediata y definirlo con precisión? ¿Estás tan saturado de tareas que ya no sabes que puesto desempeñas dentro de tu organización? ¿El caos en el que estás sumergido te hace perder el rumbo de tus proyectos? ¿Sufres agotamiento mental y sientes que el ritmo de productividad disminuye? ¿Observas que tus resultados no compensan en proporción a todas las horas de trabajo que inviertes? Si tus respuestas son afirmativas, con toda seguridad estés pasando por el síndrome del “hombre orquesta”.

A continuación detallamos algunos síntomas ordenados en tres niveles según su gravedad. De tal manera que podrás identificar en cual te encuentras y ponerle remedio con nuestras sugerencias:

 

Nivel leve:

Sigues el orden que te has fijado en la agenda y eres consciente de que tienes que realizar muchas tareas al cabo del día. Crees saber repartir el tiempo para cada departamento, pero en el fondo desconoces las horas que se requieren para cada actividad. De hecho, en muchas ocasiones, las tareas que te habías fijado para el final del día no se llegan a cumplirse ni aún robándotelo de tu tiempo libre para el ocio y el descanso. Al final terminas agotada y sientes que el tiempo se te escapa de las manos y no te explicas donde se ha ido. Aunque sabes reconocer tus prioridades, percibes que te faltan horas al cabo del día para realizar las tareas que te habías planteado para cada departamento.

Qué hacer:

Estás en un nivel suave, con lo cual, no hay por qué preocuparse. Sabes organizarte, tienes tus funciones bien definidas y conoces tus prioridades respecto a las tareas que desempeñas. Te falta reconocer el valor de los tiempos que lleva cada trabajo. Probablemente estás sobrecargando tu agenda con más tareas que horas tiene el día. Desconocer los tiempos conlleva saturar la agenda con tareas que no terminan de realizarse y por lo tanto, te llevará a un estado de colapso con la consiguiente desmotivación y desánimo en tu emprendimiento.

Tendrías que poner en marcha un cronómetro que te indique el tiempo que utilizas por cada actividad. Te aconsejo que utilices Toggl como herramienta para analizar tus tiempos y de esta manera ubicarlos en tu agenda con mayor precisión. Con esta app podrás administrar tu tiempo y saber si lo inviertes más en un departamento o en otro. Esta herramienta facilita la configuración de los tiempos porque puedes compartimentar en diferentes tipos de tarea. De esta manera lograrás programar una agenda más acorde con la realidad y compaginar con mayor equilibrio tus tiempos de trabajo con los de ocio y descanso.

 

Nivel medio:

Vas saltando de actividad en actividad como abeja buscando el néctar que te proporciona el placer de comenzar proyectos. Eres una especie de picaflor con las tareas pero rehuyes de los trabajos más tediosos. El orden de tus prioridades está fijado por tu instinto de satisfacción personal en vez de por las tareas que son verdaderamente importantes para tu emprendimiento. En realidad no tienes el hábito de agendar las tareas porque no has definido ningún plan ni estrategias para tus proyectos. Empiezas por las actividades que te divierten y postergas aquellas que te son desagradables. Al final generas un listado de tareas molestas pendientes de hacer y como consecuencia, la procrastinación entra en juego obstaculizando el avance de tus proyectos.

Qué hacer:

Debes crear un calendario adaptado al orden de actividades en función de las prioridades de tus proyectos. Empieza el día realizando en primer lugar aquellas que te son más molestas o que te entrañen más dificultad y después, como “premio-estímulo”, realiza las actividades que más te agraden. Si por ejemplo te cuesta mucho realizar las tareas de comercial porque es desagradable enfrentarte a las ventas de “puerta fría”, comienza el día realizando las primeras llamadas a posibles clientes. Fíjate un tiempo para esa tarea y una vez lo hayas superado, pasa a realizar aquella tarea que más te estimule como diseñar un producto o servicio nuevo. De nada te valdría diseñar primero un producto si luego no tienes clientes a quien ofrecérselo, así que, cambia el orden de tus preferencias.

Una vez que hayas invertido el orden de las tareas en base a su prioridad y no a tus gustos, te recomiendo que utilices la herramienta Pulse para gestionar tareas y acciones diarias a la vez que obtienes los tiempos empleados. La herramienta es muy sencilla. Se organiza por proyectos y con etiquetas para filtrarlos mejor. De ti depende activar o desactivar el control del tiempo, pudiendo realizar varias tareas a la vez. Aunque, si todavía no tienes el hábito de dejar terminadas las tareas más tediosas, antes de comenzar con otras actividades te recomiendo que actives el control de tiempo y no empieces ninguna otra tarea sin haber terminado el plazo fijado en la que estés trabajando.

 

Nivel Severo:

Aunque tu empresa haya crecido tanto en los últimos años, estas a punto de tirar la toalla y en varias ocasiones te has planteado cerrar el negocio para irte a Malibú. Has llegado a un punto donde el agotamiento es extremo, el caos se ha apoderado de tus proyectos y no tienes ningún control sobre él. Te faltan horas al día y ya no sabes cuales son tus prioridades. Para poder evadirte un poco del desorden en el que vives te conectas a las redes sociales con el autoengaño de promocionar tus servicios. Al final del día te remuerde la conciencia porque en realidad has estado perdido el tiempo en contemplar memes y en charlas improductivas. Las cosas se amontonan, tus proyectos no avanzan, estás teniendo episodios de bloqueos y vas perdiendo la ilusión de hacer progresar tu empresa.

Qué hacer:

Ha llegado el momento de enfrentarte a la realidad, dejarse de autoengaños y aprender a delegar. Llevas mucho tiempo abusando de tus capacidades, el trabajo ha absorbido todo tu tiempo libre, apenas te permites estar con tu familia o amigos ni desconectar del trabajo durante un fin de semana. Incluso puede que lleves varios años sin plantearte unas vacaciones en serio porque priorizas la atención a tus clientes hasta en verano. Aceptar que necesitas un descanso de verdad no significa que tengas que irte a Malibú, sino que debes plantearte nuevos hábitos de trabajo que te permitan compaginarlo con tu tiempo de ocio. Necesitas una nueva organización y comenzar a delegar algunas de tus funciones a otras personas.

Desconecta unos días de tu trabajo y de las redes sociales. Busca un lugar tranquilo donde estar en familia pero también disponer de un tiempo para ti misma donde reflexionar para dar otro enfoque a la empresa. Realiza un organigrama donde ubicar los diferentes departamentos de tu organización. Acepta que tu empresa ha crecido y asume que ya no puedes estar en todos los departamentos. Contrata aquellos servicios donde no seas imprescindible o te distraigan demasiado de tu actividad principal. Por ejemplo puedes contratar los servicios de un Community Manager, un Asistente virtual o un Copywriter.

Dentro de las funciones que tú vayas a desempeñar, fíjate un horario que sea flexible con tu vida personal y cuenta también para ello con fijar un periodo de vacaciones anual. En tus días laborables utiliza ManicTime como herramienta organizativa para controlar el uso que haces de tu ordenador. En concreto, en vez de cronometrar el tiempo de tareas, ManicTime tiene en cuenta las aplicaciones y archivos que empleas. ¿Abusas de Facebook o Instagram? ¿Te has pasado todo el día con un único informe o escribiendo para el blog? Con esta aplicación lograrás mejorar tus hábitos de trabajo. El proceso es automático, si bien puedes pausar, reanudar y configurar los resultados añadiendo etiquetas. Por descontado, al final de la jornada verás los resultados para así saber a qué funciones le dedicas más tiempo y si es normal o deberías evitar ciertas distracciones. Una vez logres armonizar tus tiempos de trabajo, te darás cuenta que el aumento de la productividad no está relacionado con la cantidad de horas de trabajo que inviertas en tu negocio sino con la calidad de las mismas. Estarás tan satisfecha de tus logros que el cuerpo te pedirá seguir trabajando durante todo el año pero ¡recuerda!, oblígate a tener tu periodo de vacaciones.